Jesteś lekarzem, planujesz zacząć prowadzić własną działalność gospodarczą a może prowadzisz już firmę? 

Zwróć uwagę nie wszystkie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Poniżej postaramy się przedstawić listę pomysłów na koszty firmowe. Nie każda wydana złotówka może zostać zaliczona, jako koszt uzyskania przychodu. Po pierwsze, wydatek musi być związany z osiągnięciem przychodu bądź zabezpieczeniem jego źródła. Po drugie, wydatek nie może być zaspokojeniem osobistych potrzeb podatnika.

Właściciel firmy – przedsiębiorca może prowadzić własną firmę w niemalże dowolnym miejscu – ważne, aby posiadał tytuł prawny do lokalu i zgłosił adres w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w skrócie CEiDG. W przypadku jego braku, firma zostanie wykreślona z rejestru a to wiąże się to z małą rewolucją prawną dotyczącą zakładania działalności. Opłaty za media, telefon oraz najem powiększą nam koszty, pod warunkiem, że zostaną odpowiednio udokumentowane przykładowo będą to dowody zapłaty, faktury jak również umową najmu. Należy zwrócić uwagę o możliwości wliczenia w koszty firmowe wydatków poniesionych na remont lokalu. Pod warunkiem, że jest on wydzielony pod prowadzoną działalność. W przypadku najmu lokalu należy umieścić odpowiednie zapisy w umowie.

Fartuch – typowe ubranie lekarskie zaliczymy do kosztów firmy. Nie możemy uczynić tego samego z zakupem np. garnituru i codziennego obuwia, ponieważ nie będziemy w stanie udowodnić, że nie używamy ich prywatnie.

Pieniądze wydane na usługi reklamowe, w tym np. zamieszczenia ogłoszenia w Internecie (AdWords, Facebook), prasie, branżowym magazynie – wystarczy posiadać fakturę a księgowa wie, co należy zrobić.

Wyposażenie gabinetu lekarskiego w tym umeblowanie jest kosztem firmy. W przypadku, gdy firmę prowadzimy w domu, w którym wydzielony mamy pokój, musimy zwrócić szczególnie uwagę na zakupy, które mogą sugerować prywatne wykorzystywanie. Dotyczyć to może szczególnie drogich wydatków wysoce ekskluzywnych co na pewno wzbudzi zainteresowanie organów podatkowych.

Zatrudnienie pracownika w osobie recepcjonisty lub recepcjonistki oznacza wypłacanie wynagrodzenia a to, wraz z częścią składek na ZUS płaconą bezpośrednio przez pracodawcę, stanowi koszt uzyskania przychodu. Podpisana lista płac i dowody wypłaty pozwolą na zaksięgowanie wydatku.

Pacjentowi oczekującemu na wizytę należy umilić czas chociażby poprzez zakupienie prasy i drobnego poczęstunku. Zastanowić się również można nad wyposażeniem poczekalni w radio lub telewizor pod warunkiem, że nie prowadzimy gabinetu we własnym domu. Wyjątkowo trudno udowodnić, że zakup sprzętu RTV służy tylko i wyłącznie na użytek firmy.

Należy pamiętać, że tylko obowiązkowe składki stanowią koszty firmy, a do takich właśnie należy składka na rzecz Okręgowej Izby Lekarskiej oraz ubezpieczenie OC. Opłacenie składek jest konieczne, aby lekarz mógł wykonywać swoje czynności i osiągać tym samym przychody. Jeśli prowadzisz firmę a także pracujesz na etacie składkę zaliczasz zawsze do kosztów firmowych.

Samochód – właściciel firmy może korzystać z pojazdu użyczonego, nie musi być jego właścicielem, komputer, drukarka, itp., ich zakup każdy lekarz bez problemu zaliczy do kosztów.

Typowe koszty związane z transportem:

• zakup pojazdu (amortyzacja) – w tym samochodu, motocykla, skutera a nawet roweru!
• paliwo (każdy rodzaj olej napędowy oraz gaz)
• zakup opon letnich i zimowych oraz ich wymiana,
• części zamienne do pojazdów i usługi serwisowe
• bilety okresowe na komunikację miejską
• bilety jednorazowe związane z podróżą – autokar, pociąg, samolot.

Wróćmy do pozycji Rower to sprytny koszt firmowy. Jazda na rowerze jest tania oraz dobra dla zdrowia – nie wymaga benzyny. Kupno roweru można wrzucić w koszty i odliczyć 100% VAT-u. Rower w firmie należy uargumentować tym, że przedsiębiorca na rowerze dojeżdża do biura lub gabinetu.

Motorower & Skuter – przedsiębiorca może wrzucić motorower w koszty i odliczyć VAT od zakupu, a w trakcie eksploatacji odliczać 100% VAT-u od paliwa. Warto jednak pamiętać aby rzetelnie rozliczać VAT z paliwa, urzędnicy nie uwierzą, że skuter pali 10 litrów na 100 km.

Przy rozliczaniu wydatków na transport, należy pamiętać o kilku ograniczeniach: przy zakupie benzyny do samochodu osobowego nie można odliczyć VAT-u  ponieważ benzyna stanowi koszt w kwocie brutto. W przypadku zakupu samochodu osobowego oraz motocykla można odliczyć tylko 60% VAT-u  – maksymalnie 6000 zł. Gdy pojazd nie jest wprowadzony do majątku firmowego, koszty można tylko rozliczać do kwoty wynikającej z tzw. kilometrówki.

Lekarz, który wykonuje swoje obowiązki w kilku miastach równolegle co istotnie wiąże się z koniecznością przebywania w nich np. kilka dni w tygodniu, może zaliczyć do kosztów firmowych wydatki na wynajem. Warunek: jedyną przyczyną wynajęcia mieszkania jest konieczność przebywania w miejscowości w związku z wykonywanymi tam obowiązkami służbowymi. Lekarz musi także udowodnić, że osiągał w danym miejscu przychody – poprzez np. wystawienie faktury bądź inne wiążące umowy.

Lekarz może zaliczyć wydatki na poszerzanie swojej wiedzy i doskonalenie umiejętności do kosztów uzyskania przychodu. Należy udowodnić, że są one związane z prowadzoną działalnością i nie mają w żaden sposób charakteru prywatnego. Jeśli nawiązaliśmy relacje biznesowe z kontrahentami spoza kraju, wydatki na kursy językowe możemy uwzględnić w prowadzonej działalności.  Udział w konferencji jest kosztem w przypadku osoby w charakterze reklamującej swoją firmę jak również w spotkaniach edukacyjnych. Konferencja nie musi być ściśle związana z charakterem prowadzonej działalności istotne jest dotarcie do jak największej liczby potencjalnych klientów poprzez np. rozdanie wizytówek i innych materiałów reklamowych

• abonament telefon stacjonarny oraz komórkowy a także dostęp do Internetu
• zakup domeny internetowej, hostingu
• prowadzenie księgowości w biurze rachunkowym
• odsetki od kredytu firmowego – należy posiadać umowę na jaki cel pożyczka została udzielona
• amortyzacja mieszkania jeśli jest wprowadzona do majątku firmy (pewien procent wartości nieruchomości)
• podróże zagraniczne (diety które stanowią stałą kwoty podczas pobytu zagranicą)
• dekoracje z przeznaczeniem do biura
• środki czystości
• różnice kursowe – ujemne, zapisuje się w kosztach,  dodatnie, w przychodach
• Ubezpieczenie
• Catering dla pracowników lub klientów firmy
• Opłaty serwisów płatności online (dotpay, paypall, itd.)
• skradziony majątek firmowy  – towary, materiały, wyposażenie, oraz środki trwałe mogą stać się kosztem